Whistleblowing
FAQ sul WHISTLEBLOWING
1. Che cos’è il whistleblowing? Il cosiddetto whistleblowing è un sistema interno alla società di segnalazione di illeciti amministrativi, contabili, civili e penali o di violazioni dei modelli organizzativi aziendali, commessi nel contesto lavorativo. La persona segnalante che nel contesto lavorativo e nel corso delle proprie attività sia venuta a conoscenza, in ragione del proprio ufficio o lavoro, della commissione di un illecito o di una violazione che lede l’interesse pubblico nazionale o che lede gli interessi della società privata per la quale presta lavoro, ha l’obbligo e la possibilità di farne segnalazione ad un apposito ufficio interno che potrà attivare ogni idoneo meccanismo di protezione dell’ente e della società.
2. Chi può fare una segnalazione? Il canale di segnalazione degli illeciti o violazione è a disposizione ed è utilizzabile da ogni lavoratore subordinato compresi tirocinanti e i volontari, ogni collaboratore della società sia esso lavoratore autonomo o professionista o consulente, dai soci e dagli azionisti, da ogni persona che lavori nell’ambito della società con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza.
3. Come posso fare la segnalazione? La segnalazione può essere fatta in forma scritta o in forma orale, in ogni caso, utilizzando uno dei canali di segnalazione, informatico o analogico, predisposti da Seppi M Spa. Il canale informatico si basa sull’uso di una piattaforma, accessibile dal sito internet della società all’indirizzo https://www.seppi.com/it/ ed è raggiungibile sia dal “footer” della pagina sia dalla sezione “contatti”. Il canale analogico si basa su comunicazioni cartacee riservate, depositate in busta chiusa in apposita cassetta collocata in area riservata della società, accessibile a tutti i collaboratori interni. Il segnalante può, a sua scelta, inviare una segnalazione scritta oppure chiedere la fissazione di un incontro diretto e riservato fissato entro un termine di 5 giorni lavorativi con l’ufficio incaricato.
La segnalazione può essere fatta anche all’esterno della Società cioè ad ANAC (Autorità nazionale anticorruzione) ma soltanto se: a) la Società non ha predisposto un canale di segnalazione interno; b) il segnalante ha già fatto una segnalazione e questa non ha avuto seguito; c) il segnalante ha fondati motivi per temere che, se effettuasse una segnalazione interna alla stessa non sarebbe dato seguito oppure che si esporrebbe al rischio di ritorsioni; d) il segnalante ritiene che la violazione possa costituire pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
4. Come utilizzo i canali di segnalazione interna?
La piattaforma informatica è accessibile dal sito internet della società all’indirizzo https://www.seppi.com/it/ ed è raggiungibile sia dal “footer” della pagina sia dalla sezione “contatti” attivando l’apposti link al servizio. Per proporre una segnalazione è sufficiente attivare il link, accedere alla piattaforma e seguire la procedura di compilazione guidata della segnalazione valorizzando tutti i campi obbligatori. ATTENZIONE! All’invio della segnalazione la piattaforma genera e visualizza un codice di accesso numerico segreto (PIN). Questo codice numerico è un codice strettamente personale che il segnalante deve annotare e conservare in un posto noto solo a sé, sino alla chiusura della procedura. Il codice numerico deve essere utilizzo ogni volta che si accede al fascicolo informatico della segnalazione per mantenere l’interlocuzione con l’ufficio incaricato.
Il canale analogico si basa su comunicazioni cartacee riservate, depositate in busta chiusa in apposita cassetta collocata in area riservata della società.
5. Posso recuperare il codice di accesso al fascicolo informatico mediante procedura telematica? NO! Per motivi di tutela della mia riservatezza il codice numerico viene visualizzato dalla piattaforma una sola volta e non è prevista una procedura automatica di assegnazione di un nuovo codice numerico! ATTENZIONE! Questo codice numerico è un PIN / una PASSWORD di accesso la fascicolo informatico della segnalazione, è un codice strettamente personale che il segnalante deve annotare e conservare in un posto noto solo a sé, sino alla chiusura della procedura.
6. Cosa posso / devo segnalare? Questo canale di segnalazione è espressamente dedicato alla segnalazione di illeciti amministrativi, contabili, civili e penali, che espongono a danno o a pericolo gli interessi della collettività o gli interessi della società, della comunità aziendale, dell’organizzazione societaria, dei beni della società, l’attività stessa della società. Posso comunque utilizzare il canale anche per segnalare violazioni o questioni di carattere personale relative a molestie sul lavoro o di disagio lavorativo, tenendo presente che queste segnalazioni non consentono la protezione del sistema whistleblowing.
Esempi:
- un dipendente si licenzia inviando una segnalazione attraverso uno dei canali dedicati al whistleblowing: la comunicazione non integra una segnalazione bensì una comunicazione che doveva essere inviata direttamente all’ufficio del personale; non si applica la procedura whistleblowing quindi l’ufficio incaricato inoltra la comunicazione al responsabile del personale e, contemporaneamente, comunica al dipendente l’irrilevanza della sua comunicazione;
- un dipendente segnala condotte mobbizzanti da parte del capo reparto: la segnalazione è relativa a questione personale tuttavia, ha ad oggetto la violazione del codice etico della società ed appare grave sotto il profilo della violazione dell’etica e dell’organizzazione del lavoro, inoltre permette al dipendente vittima del mobbing segnalato – se sussistente – di agire direttamente contro il proprio datore di lavoro per la propria tutela se non si attiva a far cessare la condotta del capo reparto; l’ufficio incaricato in tali casi predisporrà adeguata tutela per il segnalante e inoltrerà la segnalazione per competenza all’ufficio del personale per la trattazione della problematica; non applicandosi la tutela whistleblowing nell’eventuale procedimento disciplinare a carico del capo reparto potrà comunque rivelarsi il nome dell’incolpato anche senza il consenso del segnalante;
- un dipendente lamenta la propria mancata progressione professionale: anche questa segnalazione è questione personale e non attinente illeciti ma libere valutazioni del datore di lavoro; non si applica la procedura whistleblowing;
- un dipendente dell’ufficio acquisti segnala che il capo reparto o un altro collega fa acquisti non inerenti la produzione o l’attività aziendale o che sembra avere finalità corruttive (per es. un soggiorno-vacanza di lusso ad un fornitore): questa segnalazione attiene a questione di interesse della società e vi si applica la procedura whistleblowing; il nome del segnalante è soggetto a tutela e segreto, salvi i casi previsti dalla legge;
- un collaboratore esterno segnala di avere visto un dipendente smaltire prodotti chimici potenzialmente inquinanti in un campo retrostante l’areale dello stabilimento di produzione ed assemblaggio: è questione di interesse sia della società sia della collettività; si applica la procedura whistleblowing; il nome del segnalante è tutelato; la notizia va comunque portata a conoscenza dell’Autorità pubblica.
7. Chi si occupa della segnalazione interna? Seppi M Spa Srl ha affidato la gestione delle segnalazioni presentate a Susanne Seppi, nella sua veste di responsabile dell’ufficio HR, che si occuperà anche di gestirle e smistarle, dare loro seguito eseguendo ogni più opportuna attività di approfondimento finalizzata a verificarle, a dare riscontro a dette segnalazioni, a garantire la riservatezza del soggetto segnalante, a prestare al soggetto segnalante la tutela da possibili ed eventuali ritorsioni, ad attivare presso la società o fare attivare presso le autorità competenti ogni ulteriore procedimento utile e necessario alla soluzione della segnalazione o alla trattazione dell’illecito.
8. Come viene gestita la mia segnalazione? Entro 7 giorni dalla ricezione della segnalazione l’ufficio incaricato mi invia un “avviso di ricevimento della segnalazione”. Entro i successivi 3 mesi l’ufficio tratta la segnalazione dando riscontro sul seguito della segnalazione ricevuta. Durante la trattazione della segnalazione l’ufficio incaricato può attivare o mantenere interlocuzioni con me, può chiedermi precisazioni o integrazioni della segnalazione. Quindi devo periodicamente controllare il fascicolo informatico.
9. Come è tutelata la riservatezza del soggetto segnalante? La tutela della riservatezza del segnalante è prestata nell’arco di tutto il procedimento e di tutti i procedimenti civili, penali o disciplinari conseguenti alla segnalazione. Consiste nel segreto sull’identità del segnalante, che è nota all’ufficio interno e che può essere comunicata solo alle persone competenti a ricevere e dare seguito alle segnalazioni, salvi i casi di necessità di rivelare le generalità del segnalante o l’espresso consenso del segnalante. Nel procedimento disciplinare interno, conseguente a segnalazione, l’identità del segnalante non può essere rivelata se l’addebito si fonda su accertamenti distinti e diversi dalla sola segnalazione. Qualora tuttavia per la difesa del soggetto incolpato sia necessaria la conoscenza dell’identità del segnalante, questa può essere rivelata solo con il suo consenso. Nei casi in cui è necessario rivelare l’identità del segnalante, l’ufficio incaricato provvede a darne motivata notizia con comunicazione scritta.
10. Posso fare una segnalazione anonima? Le segnalazioni effettuate in forma anonima non sono considerate ai fini della tutela legale prevista. Anche se inviate in forma in anonima potranno comunque essere integrate in un momento successivo. L’Ufficio incaricato esterno gestirà comunque la segnalazione.
11. Cosa succede se qualcuno effettua una segnalazione falsa o calunniosa sulla mia persona? La falsa segnalazione ed attribuzione di illeciti ad un soggetto che si sa essere non colpevole o che risulti falsa a seguito dell’indagine interna, non consente la tutela dell’identità del segnalante, anzi, comporta la comunicazione del segnalante in mala fede all’incolpato per la tutela personale in ogni più opportuna sede e comporta l’apertura di un procedimento disciplinare contro il soggetto segnalante.
12. Come sono trattati i miei dati personali? I dati personali della persona segnalante sono trattati nel rispetto del codice della privacy e dei diritti garantiti dal regolamento europeo Reg. EU 679/2016. Tuttavia, i diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del Regolamento (accesso, rettifica, modifica, cancellazione, oblio, opposizione) non possono essere esercitati con richiesta al titolare del trattamento ovvero con reclamo ai sensi dell’articolo 77 del Regolamento, qualora dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità del dipendente che segnala l’illecito di cui sia venuto a conoscenza in ragione del proprio lavoro.
13. Come viene conservata e gestita la mia segnalazione? La segnalazione viene conservata per tutto e solo il tempo necessario alla sua trattazione e per darne riscontro, ovvero per il tempo necessario alla trattazione dei procedimenti che ne conseguono. La segnalazione viene poi archiviata previa minimizzazione dei dati per il tempo di 5 anni dopo la sua trattazione, infine viene cancellata.
14. Dove trovo altre informazioni sul canale, sul procedimento e sulle tutele? Ogni informazione sul canale di segnalazione interna è reperibile in azienda sulle bacheche aziendali, nonché sulle bacheche aziendali digitali e sul sito internet della Società.
15. Posso comunque fare una segnalazione diretta al mio superiore gerarchico? Certo. Il sistema whistleblowing non sostituisce forme di comunicazione e di segnalazione interne già applicate e non esclude le segnalazioni di non conformità dirette al superiore gerarchico o al responsabile del reparto, tuttavia, il canale whistleblowing mi permette di fare le segnalazioni in modo riservato e con la garanzia di un regime di protezione speciale.
