FAQ sur la dénonciation

1. Qu’est-ce que le whistleblowing ?
Le whistleblowing (lanceur d’alerte) désigne un système interne à l’entreprise permettant de signaler des irrégularités commises dans le contexte professionnel, telles que des infractions administratives, des irrégularités comptables, des violations civiles et pénales ou des manquements aux modèles organisationnels de l’entreprise.
Le lanceur d’alerte, qui dans le cadre de son activité professionnelle et en raison de ses fonctions, prend connaissance d’un crime ou d’une violation portant atteinte à l’intérêt public ou aux intérêts de l’entreprise privée pour laquelle il travaille, a à la fois le droit et le devoir de le signaler à un organisme interne compétent, capable d’activer les mécanismes de protection appropriés.

2. Qui peut effectuer un signalement ?
Le canal de signalement est accessible et peut être utilisé par : tous les employés de l’entreprise, y compris les stagiaires et les bénévoles, les travailleurs indépendants, les freelances ou consultants, les membres et actionnaires, ainsi que toute personne exerçant des fonctions administratives, de direction, de contrôle, de surveillance ou de représentation au sein de l’entreprise.

3. Comment puis-je effectuer un signalement ?
Le signalement peut être effectué sous forme écrite ou orale, mais dans tous les cas via l’un des canaux mis à disposition par Seppi M. AG (informatique ou analogique).
Le canal informatique repose sur une plateforme accessible via le site internet https://www.seppi.com/it/, via le pied de page ou la section « Contacts ».
Le canal analogique consiste en une communication papier confidentielle, placée dans une enveloppe scellée et déposée dans un espace dédié au sein de l’entreprise, accessible au personnel interne.

Le lanceur d’alerte peut envoyer un rapport écrit ou demander un entretien direct et confidentiel avec l’organisme compétent dans un délai de 5 jours ouvrables.

Le signalement peut également être effectué en externe, auprès de l’ANAC (Autorité nationale anticorruption), uniquement si :
a) l’entreprise n’a pas mis en place de canal interne ;
b) un signalement a déjà été effectué sans suite ;
c) il existe des raisons fondées de craindre des représailles ou l’absence de suivi ;
d) la violation constitue un danger immédiat ou manifeste pour l’intérêt public.

4. Comment utiliser les canaux internes ?
La plateforme informatique est accessible via le site de l’entreprise https://www.seppi.com/it/, via le pied de page ou la section « Contacts ».
Pour effectuer un signalement, il suffit d’accéder à la plateforme et de suivre la procédure guidée en remplissant tous les champs obligatoires.

Attention : après l’envoi, la plateforme génère un code d’accès secret (PIN). Ce code est strictement personnel et doit être conservé en lieu sûr jusqu’à la fin de la procédure. Il est nécessaire pour accéder au dossier et communiquer avec l’organisme compétent.

Le canal analogique consiste en une communication papier confidentielle déposée dans un espace dédié.

5. Puis-je récupérer le code d’accès ?
Non. Pour des raisons de confidentialité, le code n’est affiché qu’une seule fois et ne peut pas être régénéré.
Il constitue un mot de passe strictement personnel.

6. Que puis-je/dois-je signaler ?
Ce canal est destiné aux signalements d’infractions administratives, comptables, civiles ou pénales portant atteinte à l’intérêt public, à l’entreprise ou à son organisation.

Il peut également être utilisé pour des situations personnelles (harcèlement, malaise au travail), mais ces signalements ne bénéficient pas de la protection du système de lanceur d’alerte.

Exemples :

  • Démission via le canal → non applicable, transféré aux RH ;
  • Signalement de harcèlement → traité par les RH avec protection ;
  • Manque d’évolution professionnelle → non applicable ;
  • Achats suspects à des fins corruptives → applicable et protégé ;
  • Pollution environnementale signalée → applicable, à transmettre aussi aux autorités.

7. Qui gère les signalements ?
Seppi M. AG a confié la gestion des signalements à Susanne Seppi, responsable des ressources humaines, chargée de leur traitement, vérification, protection de la confidentialité et activation des procédures nécessaires.

8. Que se passe-t-il après mon signalement ?
Sous 7 jours : accusé de réception.
Sous 3 mois : retour sur les mesures prises.
Des clarifications peuvent être demandées, il est donc nécessaire de consulter régulièrement le dossier.

9. Comment la confidentialité est-elle garantie ?
L’identité du lanceur d’alerte est protégée à toutes les étapes et dans toutes les procédures.
Elle ne peut être divulguée que si nécessaire ou avec son consentement explicite.

10. Puis-je signaler anonymement ?
Les signalements anonymes ne bénéficient pas de la protection, mais peuvent être traités.

11. Que se passe-t-il en cas de fausse accusation ?
Les signalements mensongers entraînent la perte de protection et peuvent donner lieu à des sanctions disciplinaires.

12. Comment mes données personnelles sont-elles traitées ?
Les données sont traitées conformément au RGPD (UE 679/2016).
Certains droits peuvent être limités afin de garantir la confidentialité du lanceur d’alerte.

13. Combien de temps les données sont-elles conservées ?
Les données sont conservées le temps nécessaire, puis archivées pendant 5 ans avant suppression.

14. Où trouver plus d’informations ?
Sur les panneaux internes, les supports numériques et le site de l’entreprise.

15. Puis-je contacter directement mon supérieur ?
Oui. Le système de whistleblowing ne remplace pas les canaux internes classiques, mais garantit confidentialité et protection renforcée.

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