Preguntas frecuentes sobre la denuncia de irregularidades
1. ¿Qué es el whistleblowing?
El whistleblowing se refiere a un sistema interno de la empresa para denunciar irregularidades cometidas en el contexto laboral, incluyendo infracciones administrativas, contables, civiles y penales, así como violaciones de los modelos organizativos empresariales.
El denunciante, que en el contexto laboral y en el ejercicio de sus funciones, debido a su cargo o actividad, tenga conocimiento de la comisión de un delito o infracción que perjudique el interés público o los intereses de la empresa privada para la que trabaja, tiene el derecho y el deber de comunicarlo a un órgano interno específico, capaz de activar los mecanismos de protección adecuados.
2. ¿Quién puede presentar una denuncia?
El canal de denuncia está disponible y puede ser utilizado por: empleados de la empresa (incluidos becarios y voluntarios), trabajadores autónomos, profesionales independientes o consultores, miembros y accionistas, así como cualquier persona que opere dentro de la empresa desempeñando funciones administrativas, directivas, de control, supervisión o representación.
3. ¿Cómo puedo denunciar?
La denuncia puede realizarse por escrito o de forma oral, pero en cualquier caso a través de uno de los canales habilitados por Seppi M. AG (canal informático o analógico).
El canal informático se basa en una plataforma accesible a través del sitio web: https://www.seppi.com/it/ y puede encontrarse tanto en el “pie de página” como en la sección “Contactos”.
El canal analógico consiste en una comunicación en papel confidencial, colocada en un sobre cerrado en un espacio reservado dentro de la empresa, accesible al personal interno.
El denunciante puede enviar un informe escrito o solicitar una reunión directa y confidencial con el órgano competente dentro de los 5 días laborables.
También es posible realizar una denuncia externa ante la ANAC (Autoridad Nacional Anticorrupción), pero solo si:
a) la empresa no dispone de un canal interno de denuncia;
b) ya se ha presentado una denuncia interna y no ha sido atendida;
c) existe un temor fundado de que la denuncia interna no será atendida o de sufrir represalias;
d) la infracción constituye una amenaza inmediata o evidente para el interés público.
4. ¿Cómo utilizo los canales internos de denuncia?
La plataforma informática es accesible desde el sitio web de la empresa https://www.seppi.com/it/, a través del pie de página o la sección “Contactos”, activando el enlace correspondiente.
Para enviar una denuncia, basta con acceder a la plataforma y seguir el procedimiento guiado, completando todos los campos obligatorios.
¡Atención! Al enviar la denuncia, la plataforma genera un código numérico secreto (PIN). Este código es estrictamente personal y debe ser anotado y conservado por el denunciante en un lugar seguro hasta la finalización del procedimiento. Es necesario para acceder al expediente y mantener la comunicación con el órgano competente.
El canal analógico consiste en una comunicación en papel confidencial en un sobre cerrado depositado en un espacio reservado de la empresa.
5. ¿Puedo recuperar el código de acceso?
¡No! Por razones de privacidad, el código se muestra una sola vez y no puede regenerarse.
Funciona como una contraseña y debe conservarse cuidadosamente.
6. ¿Qué puedo/debo denunciar?
Este canal está destinado a denunciar infracciones administrativas, contables, civiles o penales que perjudiquen o pongan en riesgo el interés público, la empresa, la comunidad empresarial o la organización.
También puede utilizarse para denunciar problemas personales como acoso o malestar laboral, pero estas denuncias no están protegidas por el sistema de whistleblowing.
Ejemplos:
- Un empleado presenta su dimisión a través del canal → No aplica; se remite a RR. HH.
- Un empleado denuncia acoso por parte de un superior → Asunto personal pero relevante; gestionado por RR. HH.
- Queja sobre falta de desarrollo profesional → No aplica.
- Denuncia de compras sospechosas con fines corruptos → Aplica; protegida.
- Un trabajador externo denuncia daños ambientales → Aplica; debe notificarse también a las autoridades.
7. ¿Quién gestiona las denuncias?
Seppi M. AG ha encargado la gestión de las denuncias a Susanne Seppi (Responsable de Recursos Humanos), quien se ocupa de su análisis, verificación, confidencialidad, protección del denunciante y activación de los procedimientos necesarios.
8. ¿Qué ocurre después de la denuncia?
En un plazo de 7 días se envía una confirmación de recepción.
En un plazo de 3 meses se informa sobre las acciones de seguimiento.
El denunciante puede ser contactado para aclaraciones, por lo que debe consultar regularmente el expediente.
9. ¿Cómo se protege la confidencialidad?
La identidad del denunciante se protege durante todo el proceso y en cualquier procedimiento derivado.
Solo puede divulgarse cuando sea necesario o con consentimiento explícito.
En procedimientos disciplinarios, la divulgación está estrictamente regulada.
10. ¿Puedo hacer una denuncia anónima?
Las denuncias anónimas no están protegidas por la normativa de whistleblowing, aunque pueden ser gestionadas.
11. ¿Qué ocurre si alguien presenta una denuncia falsa contra mí?
Las denuncias falsas o maliciosas eliminan la protección del denunciante y pueden dar lugar a sanciones disciplinarias. La persona acusada será informada.
12. ¿Cómo se tratan mis datos personales?
Los datos se tratan conforme al RGPD (Reglamento UE 679/2016).
Algunos derechos (acceso, rectificación, supresión, etc.) pueden limitarse si su ejercicio compromete la confidencialidad del denunciante.
13. ¿Cuánto tiempo se conserva la denuncia?
Se conserva el tiempo necesario para su gestión y luego se archiva durante 5 años antes de su eliminación.
14. ¿Dónde puedo encontrar más información?
En los tablones de anuncios de la empresa, comunicaciones digitales y el sitio web corporativo.
15. ¿Puedo dirigirme directamente a mi superior?
Sí. El sistema de whistleblowing no sustituye los canales internos habituales, pero garantiza confidencialidad y mayor protección.